Szolgáltatásaink · Recepciós biztonsági szolgálat
A recepciós biztonsági szolgálat olyan vagyonőri feladat, amelyben a recepciót ellátó szakember egyszerre fogadja a vendégeket és felel az épület belépési rendjéért. Kedves az érkezőkkel, közben pontosan tudja, ki tartózkodik az épületben. Két szerep egy pultnál.
Kinek való
Ahol a vendég első benyomása is számít.
Ha naponta jönnek tárgyalópartnerek, futárok, állásjelöltek és szerelők, és mindegyiket máshova kell irányítani, pontosabban sokukat kísérni is.
Ügyvédi irodánál, egészségügyi intézménynél vagy cégközpontban a csendes jelenlét persze többet ér, mint egy feltűnő egyenruha az ajtóban.
Szolgálati utasítás, vendégnapló, eseményjelentés és egy kijelölt kapcsolattartó.
Feladatok
Reggel nyolckor a kávéillatú aulában tíz ember áll sorban, és mind siet. A recepciós vagyonőr ilyenkor regisztrál, kártyát ad ki, felhívja a vendéglátót, és közben a forgóvillát is figyeli. Egy irodaházban ez a nap legforgalmasabb fél órája, utána csendesebb, de korántsem tétlen időszak jön, monitorfigyeléssel, csomagátvétellel, egy-egy körrel az emeleteken.
A hagyományos recepciós ügyfélszolgálati munkatárs, a recepciós biztonsági szolgálatot viszont vagyonőri igazolvánnyal rendelkező szakember látja el, aki a vendégfogadás mellett a belépési rendért is felel. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy ha valaki a tárgyalópartner mögött próbálna becsusszanni, vagy egy ismeretlen hosszan ácsorog a liftnél, a pult mögött ülő ember tudja, mit kell tennie, és meddig mehet el.
Akkor, amikor a bejárat egyben a cég névjegye. A portaszolgálat az ellenőrzésre és a nyilvántartásra összpontosít, a recepción viszont telefon, tájékoztatás, tárgyalófoglalás is van. Ha mindezt egyetlen ember végzi, aki biztonsági szakember is, a felelősség egy kézben marad.
Ápolt, az épület stílusához illő öltözetre, nyugodt, udvarias hangra, és határozottságra, amikor arra van szükség. Hát, ez utóbbi a nehezebb. Egy ingerült látogatót lecsillapítani úgy, hogy közben se jusson túl a forgóvillán, gyakorlatot kíván, ezért a kiválasztásnál a személyiséget is nézzük, nem csak az igazolványt.
A nyitvatartási órák száma a legnagyobb tényező, utána jön, hogy csúcsidőben egy vagy két ember kell-e a pultnál, milyen nyelveken kell kommunikálni, és mennyi a nem biztonsági feladat. Ha a recepció este bezár, az éjszakára egyszerűbb megoldás is van, például a kulcsőrzés és nyitás-zárás.
Egy előre betanított váltótárs, aki ismeri az épületet, a bérlőket és a házirendet. A recepción különösen kínos lenne, ha a helyettes a heti rendszerességgel érkező vendégtől kérdezné meg, kihez jött, úgyhogy a betanítás a helyetteseket is érinti.
A látogatói forgalom, a nyitvatartás és a házirend alapján összerakjuk, hány fő és milyen beosztás kell. Ehhez semmit sem kell aláírnia.
Események az épületben
Egy csütörtök esti partnertalálkozó vagy szakmai előadás idejére az aula pár óra alatt átalakul. Ilyenkor a recepciós szolgálat vendéglistával dolgozik, névkártyát ad ki, és szól, ha a létszám eléri a terem befogadóképességét. Nagyobb eseménynél a rendezvénybiztosítás csapata erősíti meg a pultot.
Indulás
A tempó főleg azon múlik, mennyire kidolgozott a mostani házirend.
Írja meg az épület jellegét, a nyitvatartást és a napi vendégszámot, saccra is jó.
Megnézzük a pultot, a beléptető kapukat, a liftekhez vezető utat, és hogy a pultból mennyire látszik a bejárat.
A meglévő szabályaiból és a mi javaslatainkból elkészül a szolgálati utasítás. Amit nem fogad el, kihúzzuk.
Kezdéskor néhány napig a vagyonőr az Ön kollégája mellett dolgozik, így ismeri meg az arcokat.
Gyakori kérdések
Ha az épületben erre szükség van, a kiválasztásnál ezt is feltételként kezeljük. Az ajánlatkérésben jelezze, milyen nyelven és milyen szinten.
Igen, átveheti a postát, foglalhat tárgyalót, irányíthatja a futárokat. Ezeket a szolgálati utasítás rögzíti, hogy a biztonsági feladat ne sikkadjon el. Amúgy érdemes előre listát írni róluk.
Szóban igyekszik lecsillapítani a helyzetet, a többi vendéget kíméletesen arrébb irányítja, és ha kell, értesíti a rendőrséget és az Ön kapcsolattartóját. Az esetről írásos jelentés készül.
Lehet, a beosztás az épület csúcsidejéhez igazodik.
Csak azt rögzíti, amit a házirend és az adatvédelmi (GDPR) szabályok megengednek, a vendégeket pedig erről tájékoztatni kell. A nyilvántartás formáját és a hozzáférést mondjuk az első egyeztetésen határozzuk meg, jobban mondva még azelőtt, hogy az első vendég belépne.
Tudástár
A porta a beléptetés és a nyilvántartás rendjét tartja, a biztonsági recepció ugyanezt vendégfogadással és házigazda-szereppel egészíti ki. Hogy melyik illik egy irodaházhoz, az a forgalmon és a bérlői elvárásokon múlik.
ElolvasomAjánlatkérés
Írja meg röviden, mit és mikor kell védeni. Kollégánk felveszi Önnel a kapcsolatot, és egyeztetjük a helyszíni bejárást.
Sütik a weboldalon
A weboldal működéséhez szükséges sütiket mindig használjuk. Statisztikai és marketing célú sütit csak az Ön hozzájárulásával. A döntését bármikor módosíthatja a lábléc „Süti-beállítások” linkjén. Adatkezelési tájékoztató
