Hogy egy rendezvényhez hány biztonsági ember kell, azt a pontok száma határozza meg, ahol egyszerre jelenlét szükséges, és ezt a helyszín, a közönség jellege, a beléptetés módja és a program menete együtt adja ki. Egyetlen fejszám-arány ezért félrevezető, a létszám egy pontokra bontott biztonsági tervből jön ki.
Miért nem lehet a vendégszámból kiszámolni a létszámot?
Mert két azonos létszámú esemény biztonsági szempontból teljesen más lehet. Egy ültetett, meghívásos céges vacsora egy szállodai bálteremben egészen más feladat, mint egy szabadtéri koncert, ahol a közönség szabadon mozog, este már alkohol is fogy, és a kijáratok egy része a sötétben van. Az előbbinél a bejárat és a vendéglista a lényeg, az utóbbinál a tömeg mozgása, a színpad előtere és a kiürítési útvonalak.
Szóval a vendégszám csak egy kiinduló adat. Fontos, de a tervezés vele kezdődik, nem ott ér véget.
Milyen tényezők határozzák meg a biztonsági létszámot?
A tervezésnél a helyszín bejárásával kezdünk, és pontról pontra haladunk. Ezek a tényezők szinte mindig előkerülnek.
- Zárt vagy szabadtéri helyszín, és mennyire tagolt a terület.
- Be- és kijáratok száma, a beléptetési pontok kapacitása.
- Beléptetés módja, vagyis jegy, meghívó, vendéglista vagy karszalag, és hogy kell-e csomagot is ellenőrizni.
- Közönség jellege és várható hangulata.
- Alkoholfogyasztás.
- VIP-vendégek, előadók, külön útvonalak és zárt zónák, amelyekbe csak névre szóló jogosultsággal lehet belépni.
- Parkolás és behajtás, a beszállítói forgalommal együtt.
- Napszak és időtartam, beleértve az építést és a bontást is.
Miért számít ennyit a beléptetés?
A torlódás jellemzően a bejáratnál keletkezik, és egy rosszul tervezett beléptetési pont a rendezvény első húsz percét tönkreteheti. Ha a vendégek egyszerre érkeznek, mondjuk egy konferencia reggel kilenc előtti negyedórájában, akkor a pultok és az ellenőrzést végzők számát erre a csúcsra kell méretezni, és utána át lehet csoportosítani az embereket. A beléptetés és személyforgalom-kezelés ezért külön tervezési feladat, nem a rendezvénybiztosítás mellékszála.
Hogyan változik az igény a rendezvény menete során?
Egy esemény biztonsági terhelése sosem egyenletes. Érkezéskor a bejáratoknál kell sok ember, a program alatt a színpad környékén, a büfénél és a mosdók felé vezető útvonalakon, a végén pedig a kijáratoknál és a parkolóban, amikor egyszerre indul el mindenki. Egy jó terv ezeket a hullámokat követi, és az embereket a program ritmusához igazítva mozgatja.
Érdemes külön gondolni a csendes időszakokra is. Az építés éjszakáján, amikor a technika már a helyszínen van, de a kerítés még nincs teljesen lezárva, egy-két ember jelenléte is sokat számít. Persze ugyanez igaz a bontásra, amikor a vendégek már elmentek, a hangosítás viszont még ott áll a füvön.
Milyen típusú rendezvényeknél milyen szempont kerül előtérbe?
A rendezvénytípus elsősorban azt dönti el, mire figyeljen a biztonsági csapat, a létszám csak ebből következik. Céges rendezvényen és konferencián a vendéglista és a diszkréció a fő szempont, kiállításon az értékes installációk és a standok éjszakai védelme, koncerten és sporteseményen a tömegmozgás, magánrendezvényen pedig az, hogy a hívatlan vendég kint maradjon, de a meghívottak ebből semmit ne érezzenek. A rendezvényeknek szóló oldalunkon részletesebben is írtunk erről.
Kell-e parkoló- és forgalomirányítás is?
Ha a közönség zöme kocsival jön, igen, és ezt könnyű az utolsó pillanatra hagyni. Egy rosszul szervezett parkoló a rendezvény előtt egy órával dugót okoz a bekötőúton, ami az érkezést, a hangulatot és a program kezdését is megcsúsztatja. A parkoló- és forgalomirányítás külön embereket igényel, akik nem a bejáratnál hiányoznak.
Milyen előírásokkal kell számolni?
Nagyobb rendezvényeknél jogszabályi és hatósági előírások is vonatkozhatnak a biztosításra, a tűzvédelemre és a kiürítésre, a sporteseményekre pedig külön szabályok érvényesek. Ezek tisztázása a szervező felelőssége, a biztonsági tervet viszont ezekhez kell igazítani, ezért érdemes a biztonsági szolgáltatót már akkor bevonni, amikor a helyszín és a program még alakítható. A rendezvényen dolgozó biztonsági munkatársakra is igaz, hogy vagyonőri feladatot csak érvényes igazolvánnyal végezhetnek.
Mit kérjen a biztonsági szolgáltatótól a tervezéskor?
Egy írásos biztonsági tervet, amelyben pontonként szerepel, hol hány ember áll, milyen feladattal, milyen időszakban. Ebből a megrendelő is látja, hogyan jön ki a létszám, és ha valamit sokall vagy kevesell, konkrétumról tud vitatkozni. A terv része a rádiós vagy telefonos kapcsolattartás rendje, a rendezvény biztonsági vezetőjének neve, és hogy rendkívüli helyzetben ki hoz döntést.
Egy szombat esti gálán, amikor a nagyterem ajtaja előtt váratlanul megáll egy mentőautó, nem lehet azon gondolkodni, ki engedi be. Pontosabban lehet, csak drága percekbe kerül. Ezért a döntési lánc legyen papíron, mielőtt az első vendég megérkezik.
Mennyi idővel előre érdemes kezdeni?
Minél nagyobb és összetettebb az esemény, annál korábban. Egy kisebb céges rendezvénynél egy bejárás és egy egyeztetés is elég lehet, egy többnapos szabadtéri eseménynél viszont a biztonsági terv a szervezés teljes ívét végigkíséri, vagyis inkább együtt alakul a helyszíntervvel.
Mitől lesz a biztonsági csapat a helyszínen is hatékony?
A létszám önmagában keveset ér, ha a csapat nem ismeri a helyszínt. A rendezvény előtt tartott eligazításon minden biztonsági munkatárs megkapja a saját pontját, a feladatát, a műszakja kezdetét és végét, a kapcsolattartás módját, és megnézi a menekülési útvonalakat, az elsősegélypontot, a VIP-útvonalat. Amúgy ez az a fél óra, amelyen a legtöbbet lehet nyerni.
Fontos az is, hogy a rendezvény saját stábja, a hostessek, a technikusok, a catering, tudja, kihez forduljon, ha gond van. Egy kiállítás estéjén, amikor a standokon még ott a drága bemutatótechnika, és a látogatók lassan szivárognak kifelé, a kiállítók és a biztonsági csapat közötti egyetlen jó mondat sokszor megelőzi a bajt.
Kap-e utólag jelentést a szervező?
Igen, és érdemes kérni. A rendezvény után egy rövid összefoglaló készül arról, mi történt a beléptetésnél, volt-e rendkívüli esemény, kit kellett kikísérni, és mit érdemes a következő alkalommal másképp csinálni. Ez a következő esemény tervezésének legjobb kiindulópontja.
Ha rendezvényt tervez, és szeretné látni, milyen biztonsági felállás illene hozzá, küldje el a helyszínt, a várható közönséget és a programot. A rendezvénybiztosítás oldalán megtalálja, mit tartalmaz a szolgáltatás, és hogyan kérhet rá ajánlatot, vagy az igényfelmérőben rögtön meg is adhatja az alapadatokat.
Gyakori kérdések
Röviden a témáról
Van általános szabály arra, hány vendégre jut egy biztonsági ember?
Mindenhol használható arányszám nincs, és ha valaki ilyet mond, érdemes rákérdezni, mire alapozza. A létszám a helyszín pontjaiból, a beléptetés módjából és a program menetéből jön ki, ezért ugyanannyi vendéghez nagyon eltérő felállás tartozhat.
Kell biztonsági ember egy zártkörű céges rendezvényre is?
Sokszor igen, főleg a beléptetéshez és a vendéglista kezeléséhez. Egy jól kiválasztott, diszkrét csapat a vendégek számára szinte észrevétlen.
Ki felel a rendezvény hatósági engedélyeiért?
A szervező. A biztonsági terv ezekhez az előírásokhoz igazodik, de az engedélyeztetés nem a biztonsági szolgáltató feladata.
Megoldható a karszalagos és a VIP beléptetés egyszerre?
Igen, külön ponton, külön emberekkel. A VIP-vendégek ideális esetben más bejáraton vagy legalább külön sorban érkeznek, így a fő beléptetés sem lassul. Hát, ezt a helyszín adottságai néha korlátozzák, ilyenkor időbeli elválasztással lehet segíteni.
Mi a teendő, ha a tervezettnél jóval nagyobb tömeg érkezik?
Erre a tervben érdemes előre forgatókönyvet írni. Ki dönt a beléptetés lassításáról vagy leállításáról, hol várakoztatható a közönség, és hogyan tájékoztatják őket. Na, ha ez megvan, a helyszínen már csak végre kell hajtani, és nem kell rögtönözni. A plusz biztonsági emberek bevonásának lehetőségét is jó előre tisztázni.